การสมานฉันท์ของธนาคารทำงานได้อย่างไรและเหตุใดจึงสำคัญ

เหตุใดการกระทบยอดธนาคารเป็นสิ่งสำคัญ

การตรวจสอบสถานะของธนาคารคือการเปรียบเทียบบันทึกของคุณกับบันทึกของธนาคาร การตรวจสอบรายเดือนช่วยให้คุณสามารถระบุธุรกรรมที่ผิดปกติซึ่งอาจเกิดจากการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดทางบัญชี

การกระทบยอดธนาคาร

ในการปรับยอดบัญชีของคุณเปรียบเทียบบัญชีและยอดคงเหลือของคุณกับใบแจ้งยอดธนาคารของคุณเป็นรายเดือน ดูแต่ละรายการทีละรายการเพื่อให้แน่ใจว่ายอดเงินสมบูรณ์แบบตรงกัน

นอกจากนี้คุณยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบ แจ้งยอดธนาคารของคุณ แสดงยอดคงเหลือในบัญชีตอนท้ายที่คุณเห็นด้วย

หากคุณคุ้นเคยกับการ ดุลบัญชีสมุดเช็คของคุณ แล้วคุณก็คุ้นเคยกับการตรวจสอบธนาคารแล้ว คุณเป็นหลักทำสิ่งเดียวกันด้วยเหตุผลเดียวกัน

เป็นเรื่องปกติที่จะเห็นความแตกต่างเล็กน้อยเนื่องจากระยะเวลา แต่คุณควรจะสามารถอธิบายความแตกต่างเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียนเช็คให้กับผู้ขายและลดยอดคงเหลือในบัญชีของคุณให้สอดคล้องกัน แต่ธนาคารของคุณจะแสดงยอดดุลที่สูงขึ้นจนกว่าบัญชีของคุณจะเข้าชมบัญชีของคุณ (เหล่านี้ เรียกว่าเช็คที่ค้างชำระ )

ในทำนองเดียวกันการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติอาจกระทบบัญชีของคุณหนึ่งวันก่อนหรือหลังสิ้นเดือนและคุณอาจคาดว่าจะเห็นบัญชีในอีกเดือนหนึ่ง ตราบเท่าที่ความคลาดเคลื่อนเหล่านี้สามารถอธิบายได้อย่างง่ายดายอาจไม่ต้องกังวล

ทำไมจึงจำเป็นต้องปรับการกระทบยอด

การตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นประจำสามารถช่วยคุณระบุปัญหาก่อนที่จะลุกลามไป

บัญชีธนาคารของธุรกิจ ไม่ได้รับความคุ้มครอง ตามบัญชีผู้บริโภคภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถนับการธนาคารเพื่อปกปิดการฉ้อโกงและข้อผิดพลาดในบัญชีของคุณได้ บัญชีธุรกิจที่รกร้างสามารถทำลายล้างได้

ฉ้อโกง

หนึ่งในสิ่งสำคัญที่ต้องมองหาคือสัญญาณของการฉ้อโกงใด ๆ

• ตรวจสอบถูกต้องหรือไม่ถูกต้องที่คุณออกซ้ำหรือเปลี่ยนแปลงส่งผลให้มีเงินออกจากบัญชีเช็คของคุณมากขึ้น?

• เช็คถูกออกโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่?
• มีการโอนเงินโดยไม่ได้รับอนุญาตออกจากบัญชีหรือมีผู้ใดถอนเงินโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่?

ป้องกันปัญหา

การกระทบยอดบัญชีของคุณจะช่วยให้คุณระบุปัญหาที่อาจต้องให้ความสนใจ ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องประเมินวิธีที่คุณจัดการกับกระแสเงินสดและลูกหนี้ใหม่หรือคุณอาจต้องเปลี่ยนระบบบันทึกข้อมูลและกระบวนการทางบัญชีที่คุณใช้

• รู้ว่าคุณมีบัญชีที่มี อยู่จริง มากแค่ไหน
• หลีกเลี่ยงการตรวจเช็ค (หรือการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ล้มเหลว) กับคู่ค้าและซัพพลายเออร์
• หลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมธนาคาร สำหรับเงินไม่เพียงพอ หรือเข้าสู่ วงเงินเครดิต เมื่อคุณไม่ต้องการจริงๆ
• ทราบหรือไม่ว่าการชำระเงินของลูกค้าได้เด้งหรือล้มเหลวหรือไม่และถ้าจำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ
• ติดตามเช็คที่ค้างชำระของคุณ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณอย่างถูกต้อง
• จับข้อผิดพลาดของธนาคาร

เมื่อต้องกระทบยอด

ควรทบทวนบัญชีของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้ง สำหรับธุรกิจที่มีปริมาณมากหรือสถานการณ์ที่การฉ้อโกงมีความเสี่ยงบ่อยขึ้นจะดีกว่า ธุรกิจบางแห่งกระทบยอดบัญชีธนาคารของตนทุกวัน นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างการป้องกันลงในบัญชีธนาคารของคุณได้ด้วย - ขอความช่วยเหลือจากธนาคาร ทางออกหนึ่งคือ Positive Pay ซึ่งธนาคารหลายแห่งนำเสนอเพื่อป้องกันไม่ให้ธนาคารของคุณอนุมัติการชำระเงินเว้นแต่คุณได้แจ้งให้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

วิธีการกระทบยอด

กระบวนการนี้อาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการเท่าที่คุณต้องการ ธุรกิจบางแห่งสร้างใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการตรวจทานธุรกรรมแต่ละรายการจากแต่ละแหล่งข้อมูล (ระเบียนและบันทึก ของธนาคาร ): จับคู่บัญชีเหล่านั้นและเปรียบเทียบยอดเงินในบัญชีของคุณเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาแต่ละครั้ง อีกครั้งระยะเวลาอาจเป็นรายเดือนรายวันหรือระยะเวลาอื่น ๆ ที่คุณเลือก

คุณสามารถหาข้อมูลที่ต้องการได้ที่ไหน ระบบบัญชีของคุณควรมีทุกอย่างที่คุณต้องการหรือคุณอาจเก็บไว้ในเช็คลงทะเบียน ธนาคารของคุณควรให้การเข้าถึงบัญชีออนไลน์ของคุณแบบออนไลน์เพื่อให้คุณสามารถดูและดาวน์โหลดธุรกรรมได้เป็นประจำ

สำหรับคำอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมกับเทมเพลตตัวอย่าง (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ) ดู วิธีปรับยอดบัญชีธนาคาร