บันทึกคำแนะนำในการเก็บรักษาซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและเงินในภาษีของคุณ
ทำไมคุณควรเก็บประวัติ
การมีชีวิตทางการเงินของทุกคนที่มีอยู่ในโลกออนไลน์หรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้ผู้คนเก็บบันทึกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียวได้น้อยลง ไม่ได้หมายความว่ากลยุทธ์การเก็บบันทึกข้อมูลที่คุณนำมาใช้ไม่สามารถเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เพียงแค่หมายความว่าควรจัดระเบียบและเก็บทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณต้องการในที่ปลอดภัย หากคุณเก็บรักษากระดาษไว้ให้ลงทุนในอุปกรณ์กันน้ำและกันไฟ อาจพิจารณาเก็บสำเนาไว้หลายชุดในสถานที่ต่างกัน หากคุณตัดสินใจที่จะใช้งานระบบดิจิทัลคุณจะต้องสแกนเอกสารเหล่านั้นในฮาร์ดดิสก์ แต่สำคัญที่สุดคือต้องเก็บไฟล์ไว้อย่างปลอดภัยและมีข้อมูลสำรอง
การจัดเก็บข้อมูลไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณสามารถยื่นแบบแสดงรายการภาษีได้ง่ายขึ้นและลดน้อยลง แต่ยังช่วยให้มั่นใจว่าคุณสามารถใช้ประโยชน์จากการลดหย่อนหรือเครดิตภาษีที่คุณมีสิทธิ์ได้ทุกครั้ง สิ่งสำคัญที่สุดคือการเก็บบันทึกช่วยให้คุณสามารถอธิบายรายการสินค้าที่คุณได้รับซึ่ง สรรพากร (IRS) อาจถามในการตรวจสอบ
เพียงแค่ใส่การเก็บรักษาบันทึกที่ถูกต้องจะทำให้คุณได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์และป้องกันไม่ให้คุณต้องเสียภาษีเพิ่มเติมและการลงโทษสำหรับรายการที่ไม่มีการปกปิด
บันทึกที่คุณควรเก็บไว้
สมุดเช็คซอฟต์แวร์งบประมาณส่วนบุคคลหรือเครื่องมือการ ธนาคารออนไลน์ สามารถช่วยให้คุณจดจำรายได้และค่าใช้จ่ายที่ควรได้รับการรายงานจากการคืนภาษีของคุณ แต่สมุดเช็คหรือซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียวไม่ใช่เอกสารที่เพียงพอในการพิสูจน์ความสามารถในการหักลดหย่อนค่าใช้จ่าย
นอกเหนือจากหลักฐานการชำระเงิน (เช็คที่ถูกยกเลิกใบเสร็จบัตรเครดิต ฯลฯ ) คุณต้องมีใบแจ้งหนี้ใบเสร็จรับเงินสลิปขายหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เขียนขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจ่ายเงินเท่าไร การหักเงิน ที่คุณต้องใช้ในเอกสารอาจรวมถึงค่าเลี้ยงดูผลงานการกุศลดอกเบี้ยจำนองค่าใช้จ่ายในการดูแลเด็กและภาษีอสังหาริมทรัพย์ หากคุณชำระเงินเป็นเงินสดโปรดขอใบเสร็จรับเงินที่ลงวันที่และลงลายมือชื่อพร้อมแสดงจำนวนเงินทั้งหมดและคำอธิบายรายละเอียดของสิ่งที่ซื้อ
เพื่อพิสูจน์ว่าคุณอ้างสิทธิ์ได้อย่างถูกต้องจากรายได้จากการลงทุนเช่นหุ้นพันธบัตรและกองทุนรวมคุณจะต้องสามารถระบุพื้นฐานของคุณได้และคุณมีกำไรหรือขาดทุนเมื่อคุณขายหรือไม่ บันทึกของคุณควรแสดงราคาซื้อราคาขายและค่าคอมมิชชั่นเงินปันผลที่ได้รับเป็นเงินสดหรือนำกลับมาลงทุนหุ้นแยกค่าใช้จ่ายในการโหลดและส่วนลดฉบับเดิม (OID) สเปรดชีต Excel เป็นวิธีที่ดีในการติดตามข้อมูลนี้ แต่แม้คำแถลงจากนายหน้าหรือ ที่ปรึกษาทางการเงิน ของคุณหรือตารางเวลาที่เขียนด้วยลายมือจะทำ
หากคุณมีค่าใช้จ่ายที่หักจากเงินเดือนของคุณเช่นค่าธรรมเนียมสหภาพแรงงานเบี้ยประกันสุขภาพหรือ 401 (k) เงินสมทบให้แน่ใจว่าได้เก็บค่าจ้างของคุณไว้เป็นหลักฐานการชำระเงิน
ยังไม่แน่ใจว่าควรจะถือเป็นอย่างไร นี่คือบางส่วนของระเบียนเฉพาะที่คุณควรเก็บ:
- แบบฟอร์ม W-2 และ 1099
- งบธนาคาร
- บัญชีนายหน้าและกองทุนรวม
- แบบฟอร์ม K-1 (สำหรับคู่ค้า)
- ยอดขาย
- ใบแจ้งหนี้
- ใบเสร็จบัตรเครดิต
- เช็คที่ยกเลิกหรือหลักฐานการชำระเงินอื่น ๆ
- ข้อตกลงการซื้อบ้านและการขายงบปิดบัญชีและบันทึกการประกันภัย
คุณควรเก็บบันทึกไว้นานแค่ไหน
แม้ว่าคุณจะต้องเก็บบันทึกภาษีเป็นเวลาสามปีนับ แต่วันที่คุณยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้ที่เกี่ยวข้องคุณควรเก็บสำเนาภาษีที่แท้จริงของคุณ W-2s, 1099s เป็นต้นไปเรื่อย ๆ IRS จะทำลายการคืนภาษีเดิมหลังจากสามปีและคุณหรือทายาทอาจต้องได้รับข้อมูลจากผลตอบแทนในบางช่วงเวลาหรือในที่สุดคุณอาจจำเป็นต้องพิสูจน์รายได้ของคุณเพื่อประกันความมั่นคงทางสังคม