แบบฟอร์ม W-9 เป็นเอกสารที่ค่อนข้างง่าย
ธนาคารหรือสถาบันการเงินอื่น ๆ อาจขอให้ธนาคารของคุณหรือสถาบันการเงินรายอื่น ๆ กรอกแบบฟอร์ม W-9 เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดเตรียม ฟอร์มต่างๆในแบบฟอร์ม 1099 เพื่อรายงานความสนใจรายได้และรายได้อื่น ๆ ที่คุณได้รับแก่ IRS คุณอาจได้รับการถามคำถามเมื่อคุณเปิดบัญชี
และแน่นอนถ้าคุณหรือ บริษัท ของคุณจ่ายค่าจ้างผู้รับเหมาอิสระหรือที่ปรึกษาคุณจะต้องรับมือกับความซับซ้อนของฟอร์ม W-9 เช่นกัน โชคดีที่พวกเขาไม่ซับซ้อน
จะได้รับแบบฟอร์ม W-9 ที่ไหน?
ในกรณีส่วนใหญ่ธุรกิจหรือสถาบันการเงินจะให้ แบบฟอร์ม W-9 ว่างเปล่าและขอให้คุณกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน มิเช่นนั้นถ้าคุณหรือ บริษัท ของคุณอยู่ในสถานะที่ต้องออกแบบฟอร์ม W-9 ให้กับผู้รับเหมาอิสระคุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้จากเว็บไซต์ IRS
กรอกแบบฟอร์ม W-9
การกรอกแบบฟอร์ม W-9 ทำได้ง่าย เพียงระบุชื่อและหมายเลขประกันสังคมของคุณ ธุรกิจควรระบุชื่อและหมายเลขประจำตัวนายจ้างของตนที่นั่น
เมื่อคุณส่งแบบฟอร์ม W-9 คุณรับรองกับ IRS ว่าหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่คุณระบุนั้นถูกต้องและถูกต้อง
สัญญาณเตือนที่ควรระวัง
แบบฟอร์ม W-9 เป็นเอกสารภาษีมาตรฐาน ตัวเองไม่ก่อให้เกิดปัญหามากนัก แต่อาจมีบางสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดธงสีแดง:
- คุณไม่รู้จักบุคคลหรือธุรกิจที่ขอให้คุณกรอกข้อมูล W-9 คุณควรใช้ความระมัดระวังในการให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเช่นชื่อที่อยู่หมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้างของคุณ ตรวจสอบว่าคุณรู้ว่าใครขอให้คุณกรอกแบบฟอร์มเหตุใดพวกเขาจึงทำเช่นนี้และจะใช้ข้อมูลภาษีที่คุณจัดหามาอย่างไร
- อย่าลืมส่ง W-9 อย่างปลอดภัย อย่าส่ง W-9 ที่เสร็จสมบูรณ์เป็นเอกสารแนบอีเมลที่ไม่มีหลักประกันหรือไม่ได้รับการเข้ารหัส ใช้วิธีการจัดส่งที่มีความปลอดภัยเช่นการส่งมอบด้วยมืออีเมลหรือไฟล์แนบที่เข้ารหัสลับไปยังอีเมล
- ถามประเภทของเอกสารภาษีที่ผู้ยื่นคำขอประสงค์จะจัดเตรียมให้กับคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าเหตุใดคุณจึงถูกขอให้กรอกแบบฟอร์ม W-9 ให้ถามว่าเอกสารภาษีประเภทใดที่คุณคาดว่าจะได้รับเมื่อใช้ข้อมูลนี้
- คุณคาดหวังแบบฟอร์ม W-4 แทน ถ้าคุณเริ่มต้นงานใหม่และนายจ้างคนใหม่ของคุณมอบให้ W-9 กรอกข้อมูลให้ถามว่าคุณจะทำหน้าที่เป็นผู้รับเหมาอิสระหรือทำงานเป็นพนักงานหรือไม่ พนักงานกรอกแบบฟอร์ม W-4 เพื่อกำหนดการหักภาษี ณ ที่จ่าย บุคคลที่ทำธุรกิจด้วยตนเองไม่ได้หักภาษีจากการจ่ายเงินของตน - พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระเงินให้ IRS ด้วยตัวเอง
คำแนะนำในการกรอกแบบฟอร์ม W-9 หากคุณเป็น บริษัท รับผิด จำกัด
- หาก LLC ของคุณเป็นนิติบุคคลภาษีแยกต่างหาก เช่นห้างหุ้นส่วน บริษัท C-corporation หรือ S-corporation ให้รายงานชื่อ LLC และหมายเลขประจำตัวนายจ้างของรัฐบาลกลางบนแบบฟอร์ม W-9 เลือกช่องจัดประเภทภาษีที่เหมาะสมระบุว่าคุณเป็นหุ้นส่วน C-corporation หรือ S-corporation อย่าตรวจสอบกล่อง บริษัท จำกัดความรับผิด ซึ่งเป็นสิ่งที่ counterintuitive แต่เป็นสิ่งที่ IRS กล่าวในคำแนะนำของ IRS
- ถ้า LLC เป็นของ LLC อื่น คุณจะต้องตรวจสอบกล่องบริษัทจำกัด นอกจากนี้คุณต้องระบุการจัดประเภทภาษีของ บริษัท แม่ LLC
- หาก LLC เป็นของสมาชิกรายเดียว ให้ระบุการจัดประเภทภาษีของเจ้าของ
- หาก LLC เป็นเจ้าของโดยสมาชิกคนเดียว IRS แนะนำว่าคุณต้องระบุชื่อเจ้าของในบรรทัด "ชื่อ" และชื่อของ LLC ใน "บรรทัดชื่อธุรกิจ" IRS ชอบที่ คุณรายงานหมายเลขประกันสังคมของเจ้าของแทนหมายเลขประจำตัวนายจ้างของรัฐบาลกลางของ LLC
เคล็ดลับหากคุณอยู่ภายใต้การหักภาษี ณ ที่จ่ายโดยบังคับ
นอกจากนี้คุณต้องรับรองในแบบฟอร์ม W-9 ว่าคุณต้อง หักภาษี ณ ที่จ่าย หรือไม่ นี่คือการหัก ณ ที่จ่ายในอัตราคงที่ 28 เปอร์เซ็นต์สำหรับการชำระเงินที่ทำกับคุณหรือธุรกิจของคุณภายใต้สถานการณ์บางอย่าง
มีเหตุผลทั่วไป 2 ประการสำหรับการระงับการสำรองข้อมูล: ชื่อและ SSN ของคุณไม่ตรงกับบันทึก IRS หรือคุณมีหนี้ภาษีค้างชำระอย่างน้อยหนึ่งรายการและ IRS ได้แจ้งให้คุณทราบว่าคุณต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายจนกว่าจะมีการจ่ายภาษีเหล่านี้เต็มจำนวน .
ผู้เสียภาษีส่วนใหญ่ได้รับการยกเว้นจากการหักภาษีสำรอง แต่ถ้า IRS ได้แจ้งให้คุณทราบว่าคุณอยู่ภายใต้บังคับคุณต้องตีพิมพ์ภาษาในสัญลักษณ์ # 2 ในพื้นที่การรับรอง ส่วนนี้อ่าน:
"2. ฉันไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายเนื่องจาก: (ก) ฉันไม่ได้รับการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือ (ข) ฉันไม่ได้รับแจ้งจากกรมสรรพากร (Internal Revenue Service: IRS) ว่าฉันต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายอันเนื่องมาจาก ความล้มเหลวในการรายงานผลประโยชน์ทั้งหมดหรือเงินปันผลหรือ (ค) IRS ได้แจ้งให้ฉันทราบว่าฉันไม่ต้องถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายอีกต่อไป "
คำตอบสำหรับคำถามที่ถามบ่อยๆ
ฉันควรอัปเดตฟอร์ม W-9 บ่อยแค่ไหน?
คุณควรส่งแบบฟอร์ม W-9 ใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล กรอกข้อมูล W-9 ใหม่ถ้าชื่อธุรกิจที่อยู่หมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้างของคุณมีการเปลี่ยนแปลง
ฉันได้รับ W-9 จากแหล่งที่ไม่น่าเป็นไปได้ ฉันควรทำอย่างไร?
บางคนได้รับคำขอให้ฟอร์ม W-9 จากเจ้าของบ้านและบุคคลอื่นหรือธุรกิจ แบบฟอร์ม W-9 ใช้เพื่อขอให้บุคคลหรือธุรกิจระบุชื่อที่อยู่และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอย่างถูกต้องเพื่อให้ผู้ร้องขอสามารถยื่นเอกสารภาษีให้กับ IRS ได้อย่างถูกต้อง โดยทั่วไปธุรกิจใด ๆ ที่ให้ผลตอบแทนคุณดอกเบี้ยเงินปันผลการชดเชยที่ไม่ใช่พนักงานหรือรายได้ที่ต้องรายงานประเภทอื่น ๆ อาจจะขอแบบฟอร์ม W-9 ดังนั้นจึงดูเหมือนว่าไม่น่าจะเป็นไปได้ที่เจ้าของบ้านจะขอให้คุณกรอกแบบฟอร์ม หากคุณได้รับ W-9 จากแหล่งที่ไม่น่าที่คุณไม่คาดหวังจะจ่ายเงินให้คุณด้วยเหตุผลใดก็ตามให้ถามว่าเหตุใดจึงต้องใช้ อย่ากรอกข้อมูลและส่งเอกสารนี้หากคุณมีข้อสงสัยอย่างน้อยที่สุดโดยไม่ได้ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อน
ฉันได้รับ W-9 จากนายจ้างของฉัน ฉันควรทำอย่างไร?
หากคุณหรือได้รับการปฏิบัติในฐานะพนักงานที่มีเงินเดือนประจำและนายจ้างของคุณก็ขอให้คุณกรอกแบบฟอร์ม W-9 ซึ่งหมายความว่านายจ้างของคุณต้องการปฏิบัติต่อคุณในฐานะผู้รับเหมาอิสระ นี่อาจเป็นสถานการณ์ที่ค่อนข้างเหนียว ในทางตรงกันข้ามมีเหตุผลบางประการที่ทำให้คุณอาจกลายเป็นผู้รับเหมาอิสระไม่ใช่พนักงาน ในทางกลับกันนายจ้างบางครั้งก็ประสบกับปัญหาทางการเงินและไม่สามารถจ่ายเงินครึ่งหนึ่งของภาษีเงินเดือนได้
ถ้าคุณได้รับ W-9 จากนายจ้างของคุณก่อนอื่นให้ถามตัวเองว่าคุณเป็นพนักงานหรือผู้รับเหมาอิสระ ถ้าคุณคิดว่าคุณเป็นพนักงานและไม่สามารถตกลงกันได้หลังจากพูดคุยกับนายจ้างของคุณคุณสามารถขอให้ IRS กำหนดสถานะการทำงานของคุณได้ แน่นอนนายจ้างของคุณอาจไม่พอใจกับเรื่องนี้ แต่ดีกว่าที่จะปลอดภัยกว่าขออภัย หากนายจ้างของคุณจัดประเภทใหม่ให้คุณเป็นผู้รับเหมาอิสระคุณจะต้องรับผิดชอบในการจ่ายภาษีเงินเดือนเพียงครึ่งเดียวเป็นภาษีการจ้างงานเอง