เริ่มต้นระบบการจัดส่งแบบเบื้องต้น
มีข้อมูลทางการเงินจำนวนมากที่ต้องได้รับการจัดและประมวลผลและระบบจัดเก็บข้อมูลแบบเรียบง่ายสามารถทำให้งานนี้น้อยลงได้ คุณสามารถแบ่งเอกสารทางการเงินทั้งหมดของคุณออกเป็นหมวดหมู่ต่อไปนี้
- ตั๋วเงินครบกำหนด
- เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บ
- รายการที่จะทิ้งหรือหั่น
จริงๆมันเป็นเรื่องง่ายที่ ทั้งคุณมีใบเสร็จที่ต้องจ่ายใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารที่ควรได้รับการบันทึกหรือสิ่งที่สามารถทิ้งได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบรายการเหล่านี้อย่างไร แต่ก็สามารถทำได้โดยใช้โฟลเดอร์สามโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลดังกล่าวข้างต้น
จากนั้นเมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับจดหมายหรือได้รับเอกสารทางการเงินอื่นให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อใส่ลงในโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง ด้วยวิธีนี้ธนบัตรและเอกสารสำคัญของคุณอยู่ในที่เดียวที่หาได้ง่าย จากนั้นคุณสามารถประมวลผลโฟลเดอร์และเก็บเอกสารสำคัญไว้อย่างถาวรและโยนหรือรีไซเคิลสิ่งที่คุณไม่ต้องการ
จัดเตรียมเอกสารสำคัญไว้
ในขณะที่ระบบการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานจะช่วยให้คุณสามารถทำเงินได้เป็นประจำทุกครั้ง แต่คุณยังคงต้องการจัดรายการที่สำคัญที่คุณต้องการเก็บเอาไว้ โดยทั่วไปคุณสามารถใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดเล็กที่มีโฟลเดอร์แต่ละโฟลเดอร์เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามลำดับ
ตัวอย่างเอกสารทางการเงินที่คุณควรเก็บไว้:
- การคืนภาษี
- นโยบายประกันภัย
- เอกสารสินเชื่อที่อยู่อาศัย
- งบบัญชีการลงทุนและการเกษียณอายุ
- การรับประกันหรือสัญญาบริการ
ระยะเวลาที่เก็บเอกสารของคุณ
เนื่องจากคุณต้องเก็บสำเนาเอกสารบางอย่างไว้ระยะเวลาที่คุณควรเก็บไว้เป็นเวลานาน ในบางกรณีคุณอาจจำเป็นต้องเก็บเอกสารหรือแบบฟอร์มไว้เพียงระยะเวลาสั้น ๆ ในขณะที่คนอื่น ๆ อาจต้องการถือครองไว้เป็นเวลาหลายปี
ต่อไปนี้เป็นเอกสารทางการเงินทั่วไปและระยะเวลาที่คุณควรคำนึงถึงการรักษา
- การคืนภาษี เมื่อพูดถึงการคืนภาษีของคุณขอแนะนำให้คุณเก็บไว้เป็นเวลาเจ็ดปี หาก IRS ต้องการตรวจสอบผลตอบแทนของคุณโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะมีเวลาระหว่าง 3-6 ปีเพื่อย้อนกลับไปนับจากวันที่ยื่น การรักษาผลตอบแทนที่ผ่านมาเป็นเวลา 7 ปีจะทำให้คุณได้รับความคุ้มครองและทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมากหากได้รับการตรวจสอบ ไม่เพียงแค่นั้น แต่ถ้าคุณวางแผนที่จะซื้อบ้านหรือจะต้องแสดงหลักฐานการมีรายได้ให้กับผู้ให้กู้คุณควรมีข้อมูลอย่างน้อยสองสามปีที่ปลายนิ้วของคุณ
- เอกสารสินเชื่อที่อยู่อาศัย เมื่อคุณซื้อบ้านคุณจะนั่งลงเมื่อปิดและลงชื่อเข้าใช้ชื่อของคุณในสิ่งที่ดูเหมือนเป็นหลายร้อยหน้า โดยทั่วไปคุณจะได้รับโฟลเดอร์ใหญ่พร้อมสำเนาทุกอย่างที่คุณไปเมื่อปิด ซึ่งจะรวมถึงเอกสารจากธนาคารที่ร่างข้อมูลเงินกู้ข้อมูลจาก บริษัท อสังหาริมทรัพย์ข้อมูลการประเมินและการตรวจสอบและอื่น ๆ อีกมากมาย แม้ว่าคุณอาจไม่จำเป็นต้องอ้างอิงถึงสิ่งเหล่านี้บ่อยครั้ง แต่คุณควรเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้เรื่อย ๆ คุณอาจต้องการอ้างอิงข้อมูลเหล่านี้ในอนาคตและอาจให้ข้อมูลที่มีค่าเมื่อคุณไปขายบ้าน
- งบบัญชีธนาคารและการลงทุน หากมีสิ่งหนึ่งที่ดีเกี่ยวกับอินเทอร์เน็ตก็คือคุณมักจะสามารถดึงสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของธนาคารและงบบัญชีการลงทุนของคุณได้ตลอดเวลา ไม่จำเป็นต้องเก็บทุกๆข้อความที่คุณได้รับ อย่างไรก็ตามคุณควรตรวจสอบใบรายงานแต่ละฉบับที่ได้รับและหากเป็นรายไตรมาสให้เก็บไว้จนกว่าจะมีคำแถลงต่อไป เมื่อคุณได้รับรายงานประจำปีหรืองบประจำปีคุณสามารถส่งรายงานรายเดือนหรือรายไตรมาสทั้งหมดได้อย่างปลอดภัย วิธีนี้จะลดจำนวนกระดาษที่คุณต้องยื่นออกไปและในโอกาสที่คุณจะได้รับสำเนาเพิ่มเติมทางออนไลน์หรือโดยการโทรทางไกล
- ตั๋วแลกเงินและใบเสร็จรับเงิน เมื่อคุณได้รับค่าสาธารณูปโภคและบัตรเครดิตแล้วควรเก็บข้อมูลเหล่านี้เป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้อง ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นและหากคุณมีสำเนาคำแถลงของคุณพร้อมใช้งานสามารถทำให้สามารถโต้แย้งข้อผิดพลาดได้ง่าย สิ่งเดียวกับใบเสร็จรับเงิน คุณควรเก็บไว้นานพอที่จะเปรียบเทียบกับบัญชีธนาคารของคุณเพื่อให้คุณสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดได้ นั่นคือแน่นอนยกเว้นใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อที่สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ในกรณีนี้คุณจะต้องเก็บรักษาใบเสร็จไว้เป็นเวลาเจ็ดปีเช่นเดียวกับการคืนภาษีของคุณในกรณีที่มีการตรวจสอบ
การรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ
โจรกรรม ได้กลายเป็นปัญหาใหญ่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โจรสามารถใช้บิตและชิ้นส่วนของประวัติส่วนตัวและการเงินของคุณและใช้เพื่อสร้างตัวตนปลอมที่สามารถทำลายเครดิตของคุณระบายบัญชีธนาคารของคุณและอื่น ๆ ให้คุณปวดหัวที่สำคัญ ดังนั้นคุณควรป้องกันและกำจัดข้อมูลทางการเงินของคุณอย่างถูกต้อง
ก่อนอื่นลองซื้อเครื่องหั่นกระดาษสำหรับบ้านของคุณ ทั้งหมดของค่าสาธารณูปโภคที่เก่าและแม้แต่ บัตรเครดิตที่ ไม่ได้ใช้ ให้ คุณได้รับในจดหมายในแต่ละเดือนสามารถเป็นเป้าหมายสำคัญสำหรับการโจรกรรม การหั่นเอกสารที่ไม่ได้ใช้ออกไปทำให้มั่นใจได้ว่าคุณได้ลดโอกาสในการขโมยข้อมูล
นี้ยังหมายความว่าคุณควรรักษาความปลอดภัยเอกสารที่คุณทำไว้ในบ้าน ถ้าคุณเพียงเก็บทุกสิ่งทุกอย่างในกล่องกระดาษแข็งในห้องใต้ดินสิ่งที่เกิดขึ้นถ้ามีน้ำท่วม ปีของข้อมูลอาจสูญหาย สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นถ้ามีไฟหรือภัยพิบัติอื่น ๆ
ในขณะที่คุณไม่สามารถป้องกันความเป็นไปได้ทุกอย่างได้อย่างน้อยคุณสามารถรับตู้เก็บเอกสารที่มีความแข็งแรงทนทานและอาจเป็นไปได้ที่จะป้องกันไฟได้หรือล็อกภาชนะที่จะทำให้เอกสารของคุณปลอดภัยและไม่ถูกต้อง คุณไม่จำเป็นต้องไปลงน้ำ แต่คุณยังไม่ต้องการทุกอย่างเพียงนั่งรอบในกล่องรองเท้าเก่าไม่กี่ในตู้ของคุณทั้งสอง
การได้รับการจัดระเบียบสามารถช่วยให้ทายาทของคุณได้
ในกรณีที่สิ่งที่เกิดขึ้นกับคุณเอกสารทางการเงินที่จัดไว้อย่างมากอาจช่วยให้ผู้ที่จะดูแลธุรกิจของคุณหลังจากที่คุณไปแล้ว นี้สามารถปรับปรุงการ ตัดสินของอสังหาริมทรัพย์ของคุณ หากคุณมีเจตจำนงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องมีหนังสือแนะนำเพื่อให้ผู้บริหารทราบว่าจะหาเอกสารเหล่านี้ได้ที่ไหน