แต่ละบัญชีในสมการนี้แสดงในงบดุลของ บริษัท และนักบัญชีใช้รายการเดบิตและเครดิตในการทำธุรกรรมการบันทึกบัญชีแต่ละบัญชี
การบัญชีแบบ Double-entry มีการใช้งานมานานกว่า 600 ปีและเป็นครั้งแรกที่ธนาคารและผู้ค้าในอิตาลีใช้งาน
กำหนดบัญชี Double-Entry
การบัญชีแบบสองรายการถือเป็นวิธีการบัญชีมาตรฐานซึ่งเกี่ยวข้องกับการบันทึกธุรกรรมแต่ละรายการในบัญชีอย่างน้อยสองบัญชีส่งผลให้มีการหักเงินจากบัญชีตั้งแต่หนึ่งบัญชีขึ้นไปและเครดิตให้กับบัญชีอย่างน้อยหนึ่งบัญชี
ยอดรวมของธุรกรรมในแต่ละกรณีจะต้องสมดุลออกเพื่อให้แน่ใจว่ามีการคิดเงินดอลลาร์ทั้งหมด เดบิตมักจะระบุไว้ทางด้านซ้ายของบัญชีแยกประเภททั่วไปในขณะที่เครดิตมักจะระบุไว้ทางด้านขวา
บริษัท ที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ต้องใช้ระบบการบัญชีสองรายการตามที่กฎหมายกำหนด บริษัท มหาชนต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการทางบัญชีที่กำหนดโดยหลักการบัญชีที่รับรองโดยทั่วไป (GAAP) ซึ่งควบคุมโดยองค์กรพัฒนาเอกชน (NGO) คณะกรรมการมาตรฐานการบัญชีการเงิน (Financial Accounting Standards Board - FASB)
การบัญชีแบบ Double-entry ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับ บริษัท ในการติดตามการเติบโตทางการเงินโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อขนาดของธุรกิจโตขึ้น
การรักษาหนังสือที่ถูกต้อง
เนื่องจากธุรกิจของ บริษัท มีการเติบโตขึ้นความเป็นไปได้ที่ความผิดพลาดของเสมียนจะเพิ่มขึ้น แม้ว่าการบัญชีแบบสองรายการจะไม่สามารถป้องกันข้อผิดพลาดได้ทั้งหมด แต่จะ จำกัด ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับบัญชีโดยรวม
เนื่องจากมีการตั้งค่าบัญชีเพื่อตรวจสอบแต่ละรายการเพื่อให้มั่นใจว่ายอดคงเหลือนั้นจะมีข้อผิดพลาดจะถูกทำเครื่องหมายให้กับบัญชีได้อย่างรวดเร็วก่อนที่ข้อผิดพลาดจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดที่ตามมาในผลโดมิโน นอกจากนี้ลักษณะของโครงสร้างบัญชีช่วยให้สามารถติดตามกลับผ่านรายการเพื่อหาว่าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้อย่างไร
ประเภทบัญชี
เมื่อคุณใช้การบัญชีแบบสองรายการคุณจะต้องใช้บัญชีหลายประเภท ด้านล่างมีประเภทบัญชีที่สำคัญ
บัญชีสินทรัพย์แสดงดอลลาร์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ธุรกิจเป็นเจ้าของเช่นเงินสดใน บัญชีเช็ค หรือราคาที่จ่ายสำหรับคลังสินค้า
บัญชีความรับผิดแสดงสิ่งที่ บริษัท เป็นหนี้เช่นการจำนองอาคารสินเชื่ออุปกรณ์หรือยอดคงเหลือบัตรเครดิต
บัญชีรายได้หมายถึงรายได้ที่ได้รับเช่นรายได้จากการขายและรายได้ดอกเบี้ย
บัญชีค่าใช้จ่ายแสดงการใช้จ่ายเงินรวมถึงสินค้าที่ซื้อเพื่อขายค่าใช้จ่ายเงินเดือนค่าเช่าและการโฆษณา
ระบบรายการคู่จะต้องมีผังบัญชีซึ่งประกอบด้วยงบดุลและบัญชีรายได้ทั้งหมดที่บัญชีทำรายการ บริษัท ที่กำหนดสามารถเพิ่มบัญชีและปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของการดำเนินงานการบัญชีและการรายงานของ บริษัท มากยิ่งขึ้น
การใช้โปรแกรมบัญชี
ซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่สำหรับธุรกิจใช้การบัญชีแบบสองรายการ ไม่มีคุณสมบัติดังกล่าวนักบัญชีจะมีปัญหาในการติดตามข้อมูลเช่นสินค้าคงคลังและบัญชีเจ้าหนี้และการจัดทำรายงานประจำปีและบันทึกภาษี โครงสร้างการบัญชีแบบสองขั้นตอนพื้นฐานมาพร้อมกับชุด โปรแกรมบัญชี สำหรับธุรกิจ เมื่อตั้งค่าซอฟต์แวร์ บริษัท จะกำหนดค่าผังบัญชีโดยทั่วไปเพื่อให้สอดคล้องกับบัญชีจริงที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันของธุรกิจ
โปรแกรมบัญชีมักจะผลิตรายงานทางการเงินและบัญชีหลายประเภทนอกเหนือจากงบดุลงบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด รายงานทั่วไปที่เรียกว่ายอดคงเหลือในรายการทดลองใช้จะแสดงรายการบัญชีทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปที่มีกิจกรรมใด ๆ
ยอดเงินทดลองระบุว่าบัญชีทั้งหมดที่มียอดคงเหลือตามปกติและบุคคลที่มียอดคงเหลือตามปกติ
ยอดรวมของการทดลองควรเป็นศูนย์เสมอและยอดรวมเดบิตควรเท่ากับยอดรวมเครดิตทั้งหมด
ตัวอย่างการบัญชีแบบ Double-Entry
ตัวอย่างเช่นการบัญชีแบบสองรายการหากคุณกำลังจะบันทึกรายได้จากการขาย 500 เหรียญคุณจะต้องป้อนข้อมูลสองรายการคือรายการเดบิต 500 เหรียญเพื่อเพิ่มบัญชีงบดุลที่เรียกว่า "เงินสด" และรายการเครดิต 500 ดอลลาร์ เพิ่มบัญชีรายได้ที่เรียกว่า "รายได้"
อีกตัวอย่างหนึ่งอาจเป็นการซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ราคา $ 1,000 ในตัวอย่างนี้คุณจะต้องป้อนบัตรเดบิต 1,000 ดอลลาร์เพื่อเพิ่มบัญชีค่าใช้จ่าย "เทคโนโลยี" ของคุณและเครดิต 1,000 บาทเพื่อลดยอดเงินในบัญชี "เงินสด" ของคุณ
สิ่งที่ตรงกันข้ามยังถือเป็นจริง: หาก บริษัท ของคุณกู้ยืมเงินจากธนาคารสินทรัพย์ของคุณจะเพิ่มขึ้น แต่หนี้สินของคุณก็จะเพิ่มขึ้นตามปริมาณที่เท่ากัน การทำบัญชีแบบสองรายการจะตรวจสอบความถูกต้องเนื่องจากหลังจากเสร็จสิ้นรายการผลรวมของบัญชีที่มียอดคงเหลือในใบเสร็จควรเท่ากับยอดรวมของบัญชีเครดิตบาลานซ์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกทั้งสองส่วนของธุรกรรมแล้ว