การเก็บข้อมูลทางการเงินเป็นการตั้งค่าส่วนตัวและไม่จำเป็นต้องใช้ (แม้ว่าการ สำรองข้อมูล อย่างสม่ำเสมอคือ!) ผู้ใช้ Quicken บางรายสร้างสำเนาข้อมูลที่เก็บไว้เมื่อสิ้นปี แต่คุณอาจตัดสินใจที่จะเก็บข้อมูลบางส่วนของไฟล์ข้อมูลเมื่อไม่กี่ปี
คำสั่งเก็บข้อมูลใน Quicken จะทำสำเนาของรายการก่อนและรวมวันที่ที่คุณระบุ คุณไม่สูญเสียธุรกรรมใด ๆ เนื่องจากการเก็บถาวรในซอฟต์แวร์นี้จะ ไม่ แยกธุรกรรมที่เก็บออกจากไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นตรวจสอบว่าคุณกำลังทำงานกับไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการเก็บถาวร หากคุณใช้เฉพาะไฟล์ข้อมูลเพียงอย่างเดียวนี่ไม่ใช่ปัญหา
01 วิธีการทำงานของ Quicken Archive และการเริ่มต้นใช้งาน
หมายเหตุ: หากคุณกำลังใช้เวอร์ชัน Quicken ที่มีอายุมากกว่าคุณจะเห็นหน้าต่างสำเนาปีที่แสดงอยู่ในหน้านี้ รุ่นล่าสุดจะแสดงภาพในขั้นตอนที่ 2 ของบทแนะนำนี้
เริ่มต้นกระบวนการจัดเก็บไฟล์ Quicken
หากคุณกำลังใช้เวอร์ชัน Quicken ที่เก่ากว่า:
- ใน Quicken คลิกที่ File ที่ด้านบนซ้ายจากนั้นเลือก File Operations
- คลิกที่สำเนาสิ้นปี
- เลือกเก็บถาวรและคลิกตกลง
ถ้าคุณกำลังใช้เวอร์ชัน Quicken ใหม่กว่าคุณจะเห็นหน้าต่างสร้างสำเนางานประจำปีพร้อมสองตัวเลือก:
- เลือกตัวเลือกนี้เพื่อจัดเก็บข้อมูลของคุณโดยเก็บข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ข้อมูลของคุณ: ไฟล์ข้อมูลปัจจุบันเลือก Do Nothing แฟ้มข้อมูลปัจจุบันของฉันจะยังคงเดิม
- เลือกตัวเลือกนี้พร้อมกับวันที่จะลบรายการที่เก่ากว่าจากไฟล์ข้อมูลของคุณในเวลาเดียวกันกับที่คุณเก็บ: ฉันต้องการเฉพาะธุรกรรมในไฟล์ข้อมูลปัจจุบันของฉันที่เริ่มต้นด้วยวันที่นี้เท่านั้น ในอนาคตคุณสามารถเข้าถึงธุรกรรมที่ได้รับการตัดออกจากไฟล์ข้อมูลของคุณโดยการเปิดไฟล์เก็บถาวร
02 ตั้งชื่อไฟล์และที่ตั้งสำหรับไฟล์ที่เก็บถาวร
เวอร์ชัน Quicken ที่เก่ากว่า: Quicken กำหนดชื่อให้กับไฟล์ที่จัดเก็บโดยการใส่ตัวเลขสองหลักสุดท้ายของปีในตอนท้ายของชื่อไฟล์
รุ่นใหม่: Quicken เพิ่ม BKP ในชื่อไฟล์
คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์และตำแหน่งได้ไม่ว่าคุณจะใช้เวอร์ชัน Quicken เป็นปีใด
การตั้งชื่อไฟล์เก็บถาวร Quicken:
- ชื่อไฟล์ข้อมูลเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายทับและจบด้วย. QDF ป้อนชื่อไฟล์ใหม่โดยตรงระหว่างเครื่องหมายทับและ. QDF
- ไม่สามารถใช้อักขระเหล่านี้ในชื่อไฟล์: *? | ": \ /.
- เช่นเดียวกับที่คนส่วนใหญ่ยอมรับชื่อไฟล์เริ่มต้นของ Quicken ส่วนใหญ่ก็ยอมรับที่ตั้งไฟล์ด้วยเช่นกัน คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งได้ด้วยการคลิกเรียกดูถัดจากชื่อไฟล์จากนั้นไปยังโครงสร้างไฟล์ของคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บแฟ้มจัดเก็บไว้ถ้าคุณต้องการบันทึกที่จัดเก็บลงในซีดี USB หรือแหล่งสื่อภายนอกอื่น ๆ เลือกไดรฟ์หลังจากที่คุณคลิกเรียกดู ในการบันทึกไฟล์เก็บถาวรไปยังบริการสำรองข้อมูลแบบออนไลน์ให้เลือกโฟลเดอร์ไฟล์และ / หรือไดรฟ์ที่บริการของคุณใช้ ถ้าคุณไม่สามารถคิดออกได้เพียงบันทึกไฟล์เก็บถาวรไว้ที่เดสก์ท็อปจากนั้นย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์หรือแอพพลิเคชันสำรอง
- สิ่งที่แนบมาด้วย Quicken จะถูกจัดเก็บไว้เฉพาะในกรณีที่มีพื้นที่ว่างเพียงพอบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
03 เลือกวันที่สำหรับไฟล์ Quicken Archive
หากคุณมี Quicken รุ่นใหม่ขึ้นและเลือกตัวเลือก "ไม่ทำอะไรเลย" ที่กล่าวถึงในขั้นตอนที่ 1 ให้ทำตามคำแนะนำเหล่านี้ หากคุณเลือกตัวเลือกอื่นให้ข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป
ถ้าคุณกำลังใช้ Quicken เวอร์ชันก่อนหน้าให้ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้:
- ยอมรับวันที่เก็บถาวรของ "ข้อมูลที่เก็บถาวรรวมถึง" รวมทั้ง "หรือเปลี่ยนวันที่ทำรายการเก็บถาวรที่เกิดขึ้นก่อนและในวันที่ที่คุณระบุ
- คุณสามารถคลิกในช่องวันที่และพิมพ์วันที่ใหม่
- หรือคลิกที่สัญลักษณ์ปฏิทินทางด้านขวาของช่องวันที่จากนั้นใช้ลูกศรที่ด้านใดด้านหนึ่งของเดือนเพื่อเลื่อนไปข้างหน้าและย้อนกลับผ่านปฏิทิน เมื่อถึงเดือนที่คุณต้องการให้คลิกที่วันที่ของเดือนเพื่อกรอกวันที่
04 เก็บไฟล์เก็บถาวร
หากคุณต้องการดูไฟล์เก็บถาวรคุณสามารถกลับไปที่ไฟล์ข้อมูลต้นฉบับของคุณได้โดยคลิกที่ไฟล์จากนั้นเลือกไฟล์ต้นฉบับจากรายการด้านล่างของตัวเลือกที่ปรากฏในหน้าต่างป๊อปอัป
คำเตือน! อย่าเปลี่ยนคลัง!
คุณไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงธุรกรรมในไฟล์เก็บถาวร Quicken เพียงกับไฟล์ข้อมูลต้นฉบับของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในข้อผิดพลาดด้วยการตั้งรหัสผ่านธุรกรรมซึ่งจะช่วยให้สามารถดูข้อมูลได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้องใส่รหัสผ่าน คุณยังสามารถตั้ง รหัสผ่าน ไฟล์เพื่อให้ไม่มีใครสามารถดูไฟล์หรือทำการเปลี่ยนแปลงได้